O Colaborativo se tornou uma ferramenta essencial para o negócio da Energia Consult. Para realizar a engenharia de proprietário é fundamental ter uma ferramenta inteligente de gestão de documentos, que permite mitigar os riscos do projeto e tratar as informações com segurança. Além disso, o sistema tem uma vantagem que é a facilidade de trocar informações com outras ferramentas, como Project, Oracle, entre outras.
Os projetos de engenharia e construção de plantas solares geralmente são administrados com sistemas de armazenamento de documentos com poucos recursos de gestão. Muitos destes controles são montados por meio de planilhas em Excel, o que impede uma gestão transparente, segura e integrada.
Para evitar esse tipo de gestão e realizar o acompanhamento administrativo, técnico e comercial em três complexos de energia solar fotovoltaica em construção no Nordeste, a Energia Consult precisava de uma ferramenta que integrasse em um único sistema e conectasse em tempo real todos os stakeholders envolvidos nos projetos, ou seja, os colaboradores da Energia Consult, os clientes e os fornecedores.
A ferramenta escolhida foi o software de colaboração em nuvem denominado Colaborativo, que é fornecido pelo Construtivo, companhia de Tecnologia da Informação especializada em engenharia e construção.
Para prover ainda mais sinergia aos processos dos empreendimentos, agilizando o dia a dia da operação e apoiando na gestão completa dos complexos de energia solar, o software recebeu customizações como gestão de risco, gestão de pendências e ata de reuniões.
Sabendo que os projetos de energia solar são relativamente curtos, durando em média oito meses, o Construtivo propôs customizações à ferramenta para promover ainda mais sinergia aos processos de três operações: Complexo Aquiraz, no Ceará, que deverá ter 81 MW de potência instalada, o que representa aproximadamente 17,5 gigawatts hora/mês, ou seja, energia suficiente para abastecer uma cidade de 120 mil residências; Complexo Juazeiro, com 120 MW; e Complexo São Pedro, de 54 MW, ambos na Bahia.
O acesso no sistema Colaborativo de todos os envolvidos durante o andamento de projetos, que ocorre por meio de diferentes perfis de acesso, corroborou para o cumprimento dos cronogramas e eventos de forma a atender aos prazos para a implantação dos Complexos.
Os upgrades realizados pelo Construtivo na ferramenta proporcionaram um repositório único e customizado de acordo com as necessidades das equipes e projetos. Ao final das reuniões, por exemplo, a ata é impressa, assinada e disponibilizada no sistema. Com o documento on-line não é necessário abrir ata por ata para buscar sobre um assunto. Basta utilizar o recurso de busca na ferramenta, tornando o processo mais dinâmico.
Semelhante a este processo, a gestão de pendências configura-se em formulários com workflows, criados por assunto e no qual são inseridas as datas finais para resolução de pendências. O sistema, automaticamente, dispara a notificação para os responsáveis na iminência dos prazos. Já a gestão de risco permite monitorar, atribuindo graus de relevância e custos, as ameaças ao longo do projeto para buscar mitigá-los.
